A regularização fiscal é o processo de colocar a empresa em dia com todas as suas obrigações perante o Fisco (Receita Federal, Secretarias Estaduais e Municipais), sejam elas de natureza tributária (pagamento de impostos) ou acessória (entrega de declarações). A regularidade é essencial para que o negócio possa operar, participar de licitações, obter empréstimos e emitir a Certidão Negativa de Débitos (CND).
A seguir, está o passo a passo fundamental para iniciar e concluir a regularização fiscal de uma empresa.
1. Diagnóstico e Identificação de Pendências
O primeiro e mais importante passo é descobrir exatamente o que está em aberto. A regularização precisa de uma visão completa das dívidas e omissões.
Consulta nos Órgãos Federais: Acesse o Portal e-CAC da Receita Federal com certificado digital ou conta Gov.br para verificar a situação fiscal completa. Nele, é possível obter o Relatório de Situação Fiscal, que detalha débitos tributários federais e omissões na entrega de declarações.
Dívida Ativa da União (DAU): Consulte o portal REGULARIZE, da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), para verificar se alguma dívida tributária já foi inscrita e está em fase de cobrança.
Pendências Estaduais e Municipais: Consulte as Secretarias Estaduais e Municipais da Fazenda (ou Finanças) para checar a situação de impostos como ICMS (estadual) e ISS/IPTU (municipal).
Obrigações Acessórias Omitidas: Verifique se há declarações fiscais e contábeis que não foram entregues nos prazos, como DEFIS, DCTF, ECF ou outras específicas do seu regime tributário.
2. Regularização das Obrigações Acessórias
Muitas vezes, a dívida ou a irregularidade do CNPJ decorre da simples falta de entrega de uma declaração.
Entrega Imediata: Se o diagnóstico apontar omissão na entrega de declarações (obrigação acessória), providencie o preenchimento e a transmissão imediata.
Multas por Atraso (MAED): A entrega de uma declaração em atraso geralmente gera uma Multa por Atraso na Entrega de Declaração (MAED), que deve ser paga ou parcelada.
3. Negociação e Quitação dos Débitos Tributários
Após identificar e quantificar as dívidas, o foco é na quitação.
Pagamento à Vista: É a forma mais rápida e vantajosa, pois elimina multas e juros de parcelamento futuros. Para débitos não inscritos em Dívida Ativa, as guias (DAS, DARF) podem ser emitidas diretamente nos portais da Receita Federal ou do Simples Nacional.
Parcelamento Ordinário: Caso o pagamento total não seja viável, o contribuinte pode solicitar o parcelamento da dívida na Receita Federal (tributos federais) ou nos órgãos estaduais e municipais. O parcelamento ordinário federal permite, geralmente, até 60 meses.
Programas Especiais de Regularização: Fique atento aos Programas de Regularização Fiscal (como o Refis ou Transação Tributária), que são lançados periodicamente pelo governo e oferecem descontos significativos em multas e juros. Para dívidas inscritas na Dívida Ativa da União, a negociação deve ser feita pelo portal REGULARIZE (PGFN).
4. Acompanhamento e Emissão da CND
Depois de pagar ou negociar as dívidas (pagamento da primeira parcela do acordo, por exemplo), é necessário confirmar a regularidade.
Processamento: Aguarde o prazo de processamento do pagamento ou do parcelamento pelos sistemas do Fisco.
Emissão da Certidão: Tente emitir a Certidão de Regularidade Fiscal (ou Certidão Negativa de Débitos – CND) no site da Receita Federal e dos órgãos estaduais e municipais. A emissão bem-sucedida da CND (ou de uma Certidão Positiva com Efeitos de Negativa) atesta que sua empresa está em dia.
AVISO IMPORTANTE: A regularização fiscal é um processo técnico e a depender do volume ou da complexidade das pendências, a atuação sem o suporte especializado pode levar a erros de cálculo, multas indevidas ou à exclusão de regimes tributários vantajosos.
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