Para o empresário que está contratando ou planejando expandir sua equipe, o custo de um funcionário vai muito além do salário bruto. A folha de pagamento é uma complexa combinação de tributos e encargos que se dividem em responsabilidades do empregado (descontado do salário) e do empregador (pago pela empresa).
Este guia descomplica os principais encargos sociais e previdenciários, explicando de onde eles vêm e como variam de acordo com o regime tributário da sua empresa.
1. Encargos de Responsabilidade do Empregado (Descontados do Salário)
Estes valores são retidos pela empresa e repassados ao Governo em nome do trabalhador.
A. INSS do Empregado (Contribuição Previdenciária)
É o valor descontado do salário do funcionário para garantir seus benefícios sociais (aposentadoria, auxílio-doença, etc.).
Como funciona: A alíquota é progressiva, ou seja, quanto maior o salário, maior o percentual descontado. As faixas variam entre 7,5% e 14% sobre o salário de contribuição, respeitando um teto máximo.
B. Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
É o Imposto de Renda descontado mensalmente na fonte, também com base em uma tabela progressiva.
Como funciona: Incide sobre o salário líquido (após o desconto do INSS e de dependentes). O empregador tem a responsabilidade de reter o valor e repassá-lo à Receita Federal. Trabalhadores que se enquadram nas faixas de isenção não têm o imposto descontado.
2. Encargos de Responsabilidade da Empresa (Custo Adicional)
Estes são os custos que o empresário paga “por fora” do salário bruto do funcionário. Eles representam o maior impacto no custo total da contratação.
A. Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
O FGTS é um direito do trabalhador e funciona como uma poupança compulsória.
Obrigatoriedade: O empregador deve depositar mensalmente 8% do salário bruto do funcionário em uma conta vinculada na Caixa Econômica Federal. Esse valor não é descontado do salário do empregado.
Multa Rescisória: Em caso de demissão sem justa causa, a empresa deve pagar uma multa rescisória de 40% sobre o total depositado no FGTS durante todo o contrato.
B. INSS Patronal (Contribuição Patronal Previdenciária – CPP)
É a parcela da contribuição previdenciária paga pela própria empresa para financiar a Seguridade Social.
Regra Geral (Lucro Real/Presumido): A alíquota padrão é de 20% sobre o total da folha de pagamento (salários, horas extras, adicionais, férias, 13º, etc.).
Regra Simples Nacional: Para a maioria das atividades enquadradas nos Anexos I, II, III e V do Simples Nacional, o INSS Patronal está incluso e unificado na guia única de pagamento (DAS). Isso significa que a empresa não paga os 20% adicionais sobre a folha, o que reduz significativamente o custo de contratação.
Exceção no Simples Nacional: Empresas enquadradas no Anexo IV (como serviços de vigilância, limpeza ou construção) não têm essa substituição. Elas são obrigadas a recolher os 20% sobre a folha de forma separada, como nos regimes Lucro Real ou Presumido.
C. Outras Contribuições (Terceiros)
São contribuições que também incidem sobre a folha de pagamento, com a finalidade de financiar programas sociais, treinamento e seguro contra acidentes.
RAT/GILRAT (Risco Ambiental do Trabalho): Esta contribuição varia de 1% a 3% sobre a folha, conforme o grau de risco da atividade principal da empresa (baixo, médio ou alto). O valor financia benefícios por acidentes de trabalho e aposentadorias especiais.
Sistema S (SESI, SENAI, SESC, SENAC, etc.): São contribuições obrigatórias que variam conforme o setor (Indústria, Comércio, Serviços).
3. O Fator Decisivo: Regime Tributário
O empresário deve entender que o regime tributário escolhido é o fator mais importante no cálculo do custo de um empregado.
Uma empresa no Lucro Presumido, por exemplo, terá um custo de folha de pagamento muito maior (pelo recolhimento obrigatório dos 20% do INSS Patronal e das Contribuições a Terceiros) do que uma empresa no Simples Nacional, Anexo III, onde esses valores já estão embutidos na guia única do DAS, tornando o custo do funcionário proporcionalmente menor.
O planejamento tributário da folha de pagamento não é opcional, é estratégico. O custo de um funcionário pode variar em mais de 40% dependendo do seu enquadramento.
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