A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um processo obrigatório para empresas que vendem produtos ou mercadorias. O processo para a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é similar, mas de competência municipal.
Requisitos Básicos para a Emissão
Antes de começar, sua empresa deve cumprir os seguintes passos:
CNPJ Ativo e Regular: O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica deve estar regularizado na Receita Federal.
Inscrição Estadual (IE): Para quem vende mercadorias, é necessário ter a Inscrição Estadual, obtida na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.
Certificado Digital (e-CNPJ): Este é um requisito obrigatório para a maioria das empresas (exceto algumas categorias de MEI), pois ele funciona como uma assinatura eletrônica que garante a validade e a autenticidade da NF-e. Pode ser do tipo A1 (armazenado no computador) ou A3 (cartão ou token).
Credenciamento na SEFAZ: A empresa precisa solicitar o credenciamento para a emissão de NF-e na Secretaria da Fazenda do seu estado. Este processo geralmente é feito online e vincula o seu CNPJ ao sistema emissor.
Sistema Emissor de NF-e: Escolher o software que será usado para preencher, gerar e transmitir a nota. As opções incluem:
Softwares Pagos: Sistemas de gestão (ERPs) que oferecem emissão integrada, facilitando a gestão de estoque e finanças.
Emissores Gratuitos (Sebrae/Alternativos): Emissores gratuitos fornecidos por entidades como o Sebrae ou outras soluções alternativas, dependendo da disponibilidade em seu estado.
Passo a Passo da Emissão da NF-e (Produtos/Mercadorias)
Após cumprir os requisitos e configurar o sistema, a emissão segue as seguintes etapas:
1. Acesso e Seleção do Emitente
Acesse o seu software emissor e faça o login com o certificado digital (e-CNPJ).
Selecione a opção para gerar uma “Nova NF-e”.
2. Preenchimento dos Dados da Nota
Você precisará preencher as informações obrigatórias da transação:
Natureza da Operação: Descrever a finalidade da nota (ex: Venda de Mercadoria, Remessa para Demonstração, Devolução).
Dados do Destinatário:
CNPJ ou CPF (se for pessoa física) e Inscrição Estadual (se houver).
Nome/Razão Social e Endereço.
Dados do Produto:
Descrição do Produto/Mercadoria.
Quantidade e Unidade de Medida (ex: UN, KG).
NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): Código que identifica o tipo de mercadoria.
Dados Fiscais:
CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): Código que identifica a natureza de circulação da mercadoria (se é venda, devolução, remessa, etc.).
CST/CSOSN (Código de Situação Tributária/Código de Situação da Operação no Simples Nacional): Determina a forma de tributação.
Cálculo dos Impostos: Base de cálculo e valores de ICMS, IPI, PIS e COFINS (o sistema geralmente calcula isso com base nas alíquotas do seu regime tributário).
Valor Total: Valor dos produtos, frete, seguro e outros encargos.
3. Assinatura Digital e Transmissão
Após conferir todos os dados, utilize seu Certificado Digital para assinar eletronicamente o arquivo da NF-e, que é gerado no formato XML.
O software emissor fará a transmissão automática do arquivo XML para a SEFAZ do seu estado.
4. Autorização e Impressão (DANFE)
A SEFAZ verifica o arquivo. Se estiver tudo correto, ela retorna a Autorização de Uso. Se houver erros, a nota é rejeitada e você deve corrigir e transmitir novamente.
Com a autorização, a nota é considerada emitida. Você deve então gerar e imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). O DANFE é a representação gráfica simplificada da NF-e (o documento oficial é o XML) e deve acompanhar a mercadoria durante o transporte.
5. Armazenamento
É obrigatório guardar o arquivo XML da NF-e pelo prazo de cinco anos mais o ano vigente, tanto para o emitente quanto para o destinatário.
Dica: Sempre envie o arquivo XML e o DANFE (geralmente em PDF) por e-mail para o seu cliente e mantenha sua contabilidade informada sobre todas as notas emitidas e recebidas.
